Cómo responder a un correo electrónico grosero

Noviembre 2013

Es sabido que los comentarios irrespetuosos tienen más efecto cuando se los lee que cuando se los escucha. Esto es un hecho relevante para el correo electrónico, que es la principal forma de comunicación en la oficina. Es interesante destacar que a pesar de su rapidez y efectividad como herramienta de mensajería, esta forma sofisticada de enviar mensajes tiene algunos defectos.

Por ejemplo, sin las expresiones de emoción y faciales que una persona utiliza al hablar, los mensajes de correo electrónico pueden interpretarse como cortantes, directos y sin vida. Y cuando la grosería es a propósito, el efecto es aún peor. ¿Cuántos de nosotros hemos recibido correos electrónicos desagradables? Su efecto queda dando vueltas en nuestro pensamiento, y a menudo logra arruinarnos el día. Lo importante es evaluar el correo electrónico con calma, y decidir si la grosería fue intencional.

Y si así lo fuera, hay maneras de lidiar con este asunto.

Veamos cómo.

No contestar enseguida

Que un correo electrónico grosero nos ofenda es algo natural; y tal vez hasta devolver el insulto. Pero a menudo, es mejor esperar un tiempo antes de responder. Mire las cosas en perspectiva, cálmese y trate de no pensar en eso.

Esto lo ayudará a encontrar una respuesta civilizada. El posible que la persona que envió el mensaje también se haya precipitado, y le escriba una disculpa incluso antes de que usted lo mencione. También tendrá que ordenar sus ideas y fijarse si estaba dirigido a usted, y primero debe comprobar los hechos por si es usted quién está equivocado.

Por supuesto, nunca hay lugar para la grosería, pero estar seguro le impedirá empeorar la situación.

Crear una plantilla de respuesta estándar

Entrar en los detalles de por qué se sintió ofendido por un correo electrónico puede quitarle la energía. Ahorre tiempo y molestias. Utilice una plantilla preparada para responder e informar al remitente respecto de su falta de respeto, y que usted solo tendrá en cuenta mensajes redactados de forma amable. Un ejemplo sencillo sería:

Me interesa lo que las personas tengan para decir, siempre y cuando el tono de la conversación no sea malintencionado. Creo que el correo electrónico que recibí sí lo es, y le pediría que lo vuelva a escribir con un tono más cordial. Me encantaría poder conversar con usted.

Esto debería hacer que la persona recapacite e incluso que le envíe una disculpa. Por lo menos, esto evita entrar en una pelea de intercambio de insultos.

Debe no recibir respuesta alguna, deje que se aquieten los ánimos. Luego, tal vez, puede escribir otro mensaje, que le recuerde amablemente que usted está dispuesto a seguir debatiendo.

Es importante señalar que una plantilla como esta podría no ser siempre apropiada para todas las situaciones, culturas o personas a quien se dirige, y podría considerarse de por sí como un correo electrónico grosero. Utilice la prudencia antes de enviarlo, y recuerde que la clave es distanciarse escribiendo en un tono impersonal pero cortés. Lo que nos lleva al siguiente punto...

Desármalos con amabilidad

A veces, la cortesía evita que nos maltraten, incluso si no desea ser amable. En primer lugar, haga un esfuerzo por entender la queja y reconocerla. Mejor aún, trate de resolverla, y si es posible, explique por qué no puede. La voz de la razón será útil para informarle al remitente de un mensaje grosero que está trasgrediendo las normas.

Si esta situación continúa, el problema que se crea es grave. Pero antes de derivar el problema a sus superiores, tome distancia. El punto siguiente explica cómo.

Pídale a un amigo sereno que responda

El problema con la comunicación escrita y dirigida es que es difícil no involucrarse. Tome distancia y consiga una opinión externa, así como una respuesta.

Por supuesto, se trata de ser justo e imparcial, ya que tendrá que exponer la situación a un tercero que no está involucrado en el tema. Pídales que escriban una respuesta imparcial, luego retóquela si es necesario y envíela. Esto también podría ayudarlo a ganar perspectiva sobre la situación y tomar los pasos adecuados para resolverla.

Cuándo las palabras fallan

Acostúmbrese al hecho de que siempre habrá gente grosera. Y que todos tenemos días malos. Según lo que le toca vivir, decida si vale la pena desperdiciar energía en una persona grosera. Asegúrese de que ha hecho todo a su alcance para resolver la situación. Sin embargo, si no consigue avances, siga adelante y piense en otras cosas. Si se siente estresado por el correo, respire profundo o concéntrese en otra cosa. A veces, lo mejor es no pensar en ello.

Después de todo, la gente agradable también merece su atención.

Fuente:

El secreto para ser productivo

El mundo de los negocios es caótico. Y la gente con gran carga de trabajo debe esforzarse más para seguirle el ritmo al mundo. ¿Pero será tan así?

Una serie de estudios indica que estar muy ocupado no significa que uno es más productivo. Para sorpresa de todos, la gente más productiva suele estar más relajada que el resto. Todo depende de cómo se emplea el tiempo, o mejor dicho de cómo se aprovecha.

Ver cómo esta gente usa sus horas puede enseñarnos a ser más productivos en el trabajo, y posiblemente a estar menos ocupados.

La práctica hace la perfección

Un estudio hecho con un grupo de estudiantes de violín en los años 90 reveló aspectos sorprendentes sobre los diferentes estilos de trabajo y sus consecuencias.

Los estudiantes, divididos en "promedio" y "brillantes", parecían dedicar el mismo tiempo a practicar. Sin embargo, el segundo grupo avanzaba mucho más rápido que el primero. ¿A qué se debía?

Se hizo una serie de entrevistas exhaustivas a los estudiantes y luego se les pidió que llevaran un diario donde se dividían las 24 horas del día en períodos de 50 minutos. Allí debían detallar a qué dedicaban su tiempo.

Pronto quedó claro que la diferencia era cómo se empleaban los períodos de práctica. El grupo brillante dedicaba casi el triple de tiempo a practicar con gran concentración, mientras que el grupo promedio practicaba por momentos breves a lo largo de todo el día.

De allí surgieron dos definiciones sencillas.

El "trabajo duro" de atención concentrada en una tarea puede ser más exigente, pero se completa en un período determinado con claridad. Este estilo de trabajo brinda una medida clara del avance y genera motivación, ya que se puede completar una tarea en un mismo período.

El "trabajo difícil", en cambio, es trabajo hecho con dificultad debido a la mala administración de los tiempos, las interrupciones y la pereza. Al tener que volver a concentrar continuamente la atención en la tarea, se genera una falsa sensación de esfuerzo y se desperdicia tiempo valioso. También se hace más difícil medir los avances y todo esto genera peores resultados.

Adaptación del estilo de trabajo al mundo de los negocios

Estos dos modelos de trabajo se pueden comprender fácilmente en el contexto de su trabajo diario. ¿Nunca se pasó un día corriendo de un proyecto al otro sin hacer grandes avances? Está claro que la dirección del esfuerzo y la distribución de la carga de trabajo tiene un efecto sobre el rendimiento.

Teniendo eso en cuenta, aquí tiene unos consejos para adoptar un estilo más concentrado, obtener mejores resultados y acabar con la falsa sensación de esfuerzo.

No distribuya las tareas más duras a lo largo del día. Esto genera más nervios y menos productividad. Sabiendo eso y pensando en que las tareas más duras requieren más esfuerzo, lo lógico sería darles prioridad. Dedique primero todo su esfuerzo a estas tareas, ya que uno va perdiendo energía con el correr de las horas.

Evite hacer varias cosas a la vez. Andar de un proyecto a otro no ofrece beneficios y lo mantiene ocupado pero no le permite avanzar y terminarlos. Para obtener los mejores resultados, trabaje duro en algo de manera sostenida.

Defina el tiempo que dedicará a las redes sociales. Cuando hay mucho para hacer, lo ideal es no perder el tiempo. De nuevo, los beneficios de un fenómeno como las redes sociales enseguida pueden convertirse en obstáculos si no se sabe usar. Separe un tiempo para eso en el día como haría con cualquier tarea. Cuando se dedique a eso, no haga otra cosa. Pero no deje que le interrumpa sus horas de productividad.

No hay nada mejor que la eficiencia. Aprender nuevas destrezas puede ayudarlo a trabajar más rápido. Por ejemplo, conocer a fondo su procesador de texto le permite editar o crear documentos más rápido y con más eficiencia.

Haga listas. No hay nada más placentero y motivador que tachar cosas de una lista de obligaciones.

El mundo no va a explotar si no puede hacer todo en el día

Muchas veces, el secreto para hacer mucho es no hacer demasiado. En un ámbito laboral competitivo, solemos aceptar todas las tareas porque pensamos que es lo que se espera de nosotros.

Pero completar tres o cuatro tareas a la perfección es mejor que aceptar diez y hacerlas a medias.

Recuerde que es un ser humano. Es capaz de hacer mucho, hasta cierto punto. No acepte algo muy difícil si no cuenta con los recursos necesarios. No trate de terminar todo enseguida y no se aflija por nimiedades. Planifique las tareas, determine las prioridades y luego ponga manos a la obra. Obtendrá buenos resultados.

Trabaje más tranquilo

En definitiva, la productividad es buena, pero su mayor enemigo es la falsa sensación de esfuerzo. Protéjase de ella concentrándose en hacer una cosa a la vez y en hacerla bien.

De esta manera, tendrá mucha más tranquilidad al dejar una tarea y avanzar a la siguiente, porque sabrá que la hizo bien. En este mundo digitalizado tan frenético, sigue mandando el viejo dicho: lento pero seguro.

Fuente: 

HP Technology at Work

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