Cómo responder a un correo electrónico grosero

Noviembre 2013

Es sabido que los comentarios irrespetuosos tienen más efecto cuando se los lee que cuando se los escucha. Esto es un hecho relevante para el correo electrónico, que es la principal forma de comunicación en la oficina. Es interesante destacar que a pesar de su rapidez y efectividad como herramienta de mensajería, esta forma sofisticada de enviar mensajes tiene algunos defectos.

Por ejemplo, sin las expresiones de emoción y faciales que una persona utiliza al hablar, los mensajes de correo electrónico pueden interpretarse como cortantes, directos y sin vida. Y cuando la grosería es a propósito, el efecto es aún peor. ¿Cuántos de nosotros hemos recibido correos electrónicos desagradables? Su efecto queda dando vueltas en nuestro pensamiento, y a menudo logra arruinarnos el día. Lo importante es evaluar el correo electrónico con calma, y decidir si la grosería fue intencional.

Y si así lo fuera, hay maneras de lidiar con este asunto.

Veamos cómo.

No contestar enseguida

Que un correo electrónico grosero nos ofenda es algo natural; y tal vez hasta devolver el insulto. Pero a menudo, es mejor esperar un tiempo antes de responder. Mire las cosas en perspectiva, cálmese y trate de no pensar en eso.

Esto lo ayudará a encontrar una respuesta civilizada. El posible que la persona que envió el mensaje también se haya precipitado, y le escriba una disculpa incluso antes de que usted lo mencione. También tendrá que ordenar sus ideas y fijarse si estaba dirigido a usted, y primero debe comprobar los hechos por si es usted quién está equivocado.

Por supuesto, nunca hay lugar para la grosería, pero estar seguro le impedirá empeorar la situación.

Crear una plantilla de respuesta estándar

Entrar en los detalles de por qué se sintió ofendido por un correo electrónico puede quitarle la energía. Ahorre tiempo y molestias. Utilice una plantilla preparada para responder e informar al remitente respecto de su falta de respeto, y que usted solo tendrá en cuenta mensajes redactados de forma amable. Un ejemplo sencillo sería:

Me interesa lo que las personas tengan para decir, siempre y cuando el tono de la conversación no sea malintencionado. Creo que el correo electrónico que recibí sí lo es, y le pediría que lo vuelva a escribir con un tono más cordial. Me encantaría poder conversar con usted.

Esto debería hacer que la persona recapacite e incluso que le envíe una disculpa. Por lo menos, esto evita entrar en una pelea de intercambio de insultos.

Debe no recibir respuesta alguna, deje que se aquieten los ánimos. Luego, tal vez, puede escribir otro mensaje, que le recuerde amablemente que usted está dispuesto a seguir debatiendo.

Es importante señalar que una plantilla como esta podría no ser siempre apropiada para todas las situaciones, culturas o personas a quien se dirige, y podría considerarse de por sí como un correo electrónico grosero. Utilice la prudencia antes de enviarlo, y recuerde que la clave es distanciarse escribiendo en un tono impersonal pero cortés. Lo que nos lleva al siguiente punto...

Desármalos con amabilidad

A veces, la cortesía evita que nos maltraten, incluso si no desea ser amable. En primer lugar, haga un esfuerzo por entender la queja y reconocerla. Mejor aún, trate de resolverla, y si es posible, explique por qué no puede. La voz de la razón será útil para informarle al remitente de un mensaje grosero que está trasgrediendo las normas.

Si esta situación continúa, el problema que se crea es grave. Pero antes de derivar el problema a sus superiores, tome distancia. El punto siguiente explica cómo.

Pídale a un amigo sereno que responda

El problema con la comunicación escrita y dirigida es que es difícil no involucrarse. Tome distancia y consiga una opinión externa, así como una respuesta.

Por supuesto, se trata de ser justo e imparcial, ya que tendrá que exponer la situación a un tercero que no está involucrado en el tema. Pídales que escriban una respuesta imparcial, luego retóquela si es necesario y envíela. Esto también podría ayudarlo a ganar perspectiva sobre la situación y tomar los pasos adecuados para resolverla.

Cuándo las palabras fallan

Acostúmbrese al hecho de que siempre habrá gente grosera. Y que todos tenemos días malos. Según lo que le toca vivir, decida si vale la pena desperdiciar energía en una persona grosera. Asegúrese de que ha hecho todo a su alcance para resolver la situación. Sin embargo, si no consigue avances, siga adelante y piense en otras cosas. Si se siente estresado por el correo, respire profundo o concéntrese en otra cosa. A veces, lo mejor es no pensar en ello.

Después de todo, la gente agradable también merece su atención.

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